5 טעויות שמעסיקים עושים עם עובדי שטח
בכל ארגון תמצאו קרוב לוודאי שעון נוכחות מותקן בכניסה למשרד. מדוע חשוב למנהל הארגון לדאוג לשעון נוכחות?
הסיבות ברורות: ניהול תקציב שעות, חישוב שעות נוספות, בקרת עובדים, סדר ועוד.
אך בעוד מרבית הארגונים דואגים להחתמת נוכחות לעובדי המשרד, נמצא כי רוב הארגונים המנהלים עובדים מחוץ למשרד – פשוט לא מקפידים על החתמת נוכחות לעובדים אלו.
מדוע? האם זה פחות חשוב? פחות חשוב – בוודאי שלא ומדוע? פשוט כי לא מכירים פתרונות אחרים מלבד שעון נוכחות המותקן במשרד.
אז למה זה חשוב במיוחד? ומהם הטעויות הנפוצות של מנהלים?
1. "אני מביא את עובדי השטח למשרד להדפיס כרטיס בשעון"
מרבית עובדי השטח ממונעים ברכבי חברה. הזמן שלהם יקר וכדאי לנהל את הוצאות יום העבודה שלהם בצורה נכונה ולפקח על תפוקות העובד בשטח. כמה כסף תחסוך אם עובדי השטח ידווחו נוכחות מאפליקציה ברגע שיגיעו לפגישה הראשונה מאשר שיסעו קודם למשרד להדפיס כרטיס?
2. "אני משלם לעובדי השטח גלובאלי – פחות חשוב לי שיחתימו שעון"
טעות – על פי תקנה 24 לחוק הגנת השכר, על המעביד לנהל רישום דיגיטלי של שעות העבודה ולכלול את כל נתוני העובד והמעביד, היקף משרה, מספר ימי עבודה ושעות עבודה, שעות נוספות, התשלום וכו'.
מרבית הארגונים אינם מיישמים את החוק וחשופים לקנסות בעקבות ביקורות של משרד התמ"ת וחשופים לתביעות מפני עובדים במקרה של פיטורין או התפטרות כאשר חובת ההוכחה היא על המעסיק ובית המשפט פוסק ברוב המכריע של המקרים לטובת העובד. הוצאות משפט מסוג זה לא רק גובות מחיר וזמן יקר שעדיף להימנע מהן.
3. "אין כמו טביעת אצבע, זה הכי אמין"
דיווח ביומטרי הוא אכן אמין, אך מגוון הפתרונות הטכנולוגיים בשוק שעוני הנוכחות מאפשר אמינות וראש שקט. מה למשל?
- אפליקציית נוכחות או חיוג סלולארי כולל מיקום ע"י GPS או אנטנת סלולר ואפשרות החתמה רק מאזור שמוגדר במפה. אפליקציה הנותנת אמינות ואף מסוגלת לזהות ניסיונות לזיוף מיקום
- דיווח באינטרנט במחשב הנייד של העובד דרך שם משתמש המוגבל לכתובת IP קבועה
- דיווח משעון ביומטרי נייד המתחבר למחשב נייד או למכשיר אנדרואיד ומאפשר דיווח מכל מקום על ידי טביעת אצבע ממש כמו במשרד.
4. "במשרד, השעון בכניסה אז לא מפספסים – בחוץ אין מה שיזכיר להם לדווח"
אכן האתגר בעובדי שטח הוא להתאים את שעון הנוכחות לאופי הדינמי של עובדי שטח. התראות SMS והתראות מייל המזכירות לעובד לדווח נוכחות בהתאם לשעת העבודה הרצויה או בהתאם לסידור העבודה. הטלפון הנייד הוא הכלי השימושי ביותר של עובדים מחוץ למשרד ותזכורת לדווח תחסוך לארגון התעסקות ידנית בדיווח שעות לא מדויק ותשלום על שעות מעבר למה שבוצע בפועל.
5. "זה לא עוזר לי אם אני לא יודע איפה הוא גם במהלך היום"
בשעוני הנוכחות מתקבל מיקום העובד בכניסה וביציאה אך ניהול יעיל של שעות העבודה גם במהלך היום ניתן למצוא בפתרונות איכון ומעקב.
אפליקצית Track2go למשל משלבת בין דיווח נוכחות לבין איכון מיקום העובד על גבי המפה.
כמה כסף אפשר לחסוך אם תדע מי העובד הכי קרוב וזמין לפגישהאיסוףהובלהקריאת שירות?
אפליקציית Track2go מסוגלת לבצע מדידת מרחק לנסיעות לצורך החזרי נסיעה.
כמה כסף ייחסך בהחזר תשלום על פי הקילומטראז' המדויק ולא על פי הערכה גסה?
הוצאות השכר הן מההוצאות המשמעותיות בארגון וניהול שעון נוכחות צריך להיות פשוט, חכם וגורף עבור כל העובדים לרבות עובדים חיצוניים לארגון הנותנים שירותים.
Ok2go מציעה פתרון מקיף של שעוני נוכחות למשרד ולשטח עם בקרת מיקום מתקדמת שתעניק לכם:
- ראש שקט – גם לכם וגם לעובדים במהלך החודש
- חסכון בזמן – מערכת אוטומטית עם בקרה ואכיפה ברמת דיוק גבוה ללא השלמות ידניות
- חסכון בכסף – ניהול אמין ומדויק של שעות העובדים, שעות נוספות, ניהול משימות, פרויקטים, התחשבנות ועוד.