שני דברים שכל חברה זקוקה להם

כיצד השימוש בשעון נוכחות ושירותי IT יכולים לייעל את תהליכי העבודה בכל חברה

בכל חברה או עסק ניתן להיעזר בכלים טכנולוגיים מתקדמים כדי לייעל את אופן העבודה, ואכן זהו אחד התחומים המפותחים ביותר כיום. מכיוון שכל חברה פועלת אחרת ויש הבדלים הקשורים להיקף הפעילות ומספר העובדים, יש צורך בהתאמה של הכלים השונים לצרכים הייחודיים של החברה. עם זאת, ישנם שני דברים חשובים שכל חברה זקוקה לה. 

שעון נוכחות ושירותי IT

החוק להגנת השכר מטיל חובה על מעסיקים לנהל רישום של שעות העבודה לכל עובד. המטרה היא להגן על העובד אך זה גם משמש ככלי ניהול משמעותי. לשם כך החלו להציב במקומות העבודה השונים שעוני נוכחות, והעובדים התבקשו להחתים כרטיס בהגעה למשרד וביציאה הביתה. אולם, לא בכל משרד ההתנהלות זהה ולכן נוצר צורך בפתרונות מתקדמים יותר משעון נוכחות רגיל.

החובה לנהל רישום מסודר הובילה לפיתוח טכנולוגיות שונות של שעון נוכחות, שניתן להתאים לאופן הפעילות של החברה והעובדים. כלומר, כל חברה יכולה לבצע את הרישום בדרכים שונות, בין אם מדובר בעובדים המגיעים באופן יומיומי למשרד, בעובדים אשר נמצאים רוב הזמן בנסיעות או עובדים מהבית ועובדים המשלבים בין כל אלו גם יחד. כיצד? באמצעות שעון ביומטרי ואפשרויות דיווח על ידי מכשיר סלולרי, אפליקציות, התחברות לרשת האינטרנט ודרכים נוספות.

מאחר שיש צורך במערכת שתדע לאסוף את הנתונים ולתת פתרונות לכל סוגי החברות, ובמקביל המערכת נדרשת להעביר את המידע לגורם מטעם ההנהלה או לאחראי על משאבי אנוש, אי אפשר להסתפק בשעוני נוכחות בלבד וצריך שירותי IT  שיאפשרו את הפעלתם.

השימוש בשעון נוכחות אוסף נתונים על כל עובד ולכן נדרש פתרון גיבוי ושמירה מאובטחת של המידע, כדי לא לפגוע בפרטיות העובדים. בנוסף, יש צורך ביכולת שליפה מהירה של המידע בעת הצורך. מערכת אשר שמורה בענן מאובטח, ומאפשרת גישה מבוקרת לנתונים מכל מחשב המחובר לרשת, היא חלק משירותי IT  ופתרונות מחשוב מתקדמים שמייעלים בצורה משמעותית את תהליכי העבודה בעסק. השימוש בענן נועד לאחסון כמות גבוהה של נתונים בצורה מאובטחת, כולל גיבוי הנתונים ויכולת שליפתם בעת הצורך וגם בזמן אמת, באופן קל ונוח מכל מקום.

היכולת לעקוב אחר שעות העבודה של כל עובד יכולה להקל באופן משמעותי על ניהול המשרד, ולא רק מבחינת מעקב אחר נוכחות העובד לצורך חישוב המשכורת החודשית. ניתן להיעזר בשעון נוכחות קרבה כדי לאסוף נתונים, לעבד ולנתח אותם במטרה לעקוב אחרי הזמן המוקדש לכל פרויקט ולהשוות לתפוקת העבודה בזמן הנתון, וזוהי רק דוגמה אחת מני רבות. אסור לוותר על הדברים הללו בשום משרד, כמו שאסור לוותר על שירותי ניקיון למשרד. מדובר ללא ספק בכלי ניהולי המאפשר לייעל את העבודה, שכל חברה יכולה להיעזר בו, בין אם מדובר בחברה המעסיקה מספר רב של עובדים או עסק קטן.

שעון נוכחות ושירותי IT אלו שני כלים טכנולוגיים מתקדמים שכל חברה יכולה להפיק מהם תועלת רבה, ככלי ניהולי וגם במטרה לייעל את תהליכי העבודה.