פתרונות נוכחות לעובדים

דיווח נוכחות של העובדים הוא עניין קריטי לצורך קביעת השכר והתגמול. מהבחינה הזו, פתרונות נוכחות חשובים לכל הצדדים המעורבים. 

מעבר לכך, העובדים עצמם צריכים לדאוג שיהיו פתרונות נוכחות אמינים ורלוונטיים עבורם. כך העובדים יכולים לדעת שהשכר שלהם חושב בצורה מדויקת, שיש מי שמשקיע בהעברת תגמולים בגין שעות נוספות ושיש להם למי לפנות בכל מקרה של דילמה או התלבטות.

הבדלים בין פתרונות נוכחות

השאלה היא איזה פתרונות נוכחות קיימים עבור עובדי החברה והאם יש הבדלים בין דיווח נוכחות בעסקים קטנים, בינוניים וגדולים. בראש ובראשונה, מה שכדאי לעשות הוא להגדיר את הצרכים של החברה ולקבוע איזה שעון נוכחות רלוונטי עבורה המתאים לחוקי דיני עבודה המאושר על ידי עורך דין דיני עבודה. מטבע הדברים, איסוף נתונים על נוכחות בחברה גדולה צריך להתבצע בצורה שונה לעומת דיווח נוכחות בעסק קטן.

פתרונות נוכחות מתקדמים

אפשר גם לשלב פתרונות נוכחות מתקדמים וטכנולוגיים יותר. כאן הדוגמא האולטימטיבית היא שעון נוכחות אפליקציה, שאותה העובדים מורידים למכשיר הנייד. בנוסף, יש אפשרות לשלב שעון נוכחות אינטרנטי בשגרת העבודה ולעודד גם את מחלקת השכר ומשאבי האנוש להשתמש בנתונים שמגיעים ממנו.

מה עושים אחרי שמקבלים דיווח נוכחות

הטעות הנפוצה של מנהלים ומעסיקים היא להשקיע זמן בתהליך הבחירה של שעון עבודה, אך להתעלם מהאופן שבו מושכים את הנתונים ומרכזים אותם. בפועל, הדרך שבה מושכים את הנתונים מהשעון חשובה אפילו יותר מהדרך שבה מדווחים נוכחות.

הזמנת הנתונים

אחרי שמקבלים דיווח נוכחות צריך לחשב את השכר של העובדים ולהזין את הנתונים אל התלוש החודשי. מבחינת המעסיק, כאן נמדדת היעילות של שעון נוכחות: אם דיווח נוכחות מתבצע בצורה מהירה, יעילה ואפקטיבית, המעסיק חוסך לעצמו זמן וכסף. אם לעומת זאת אי אפשר לסמוך על שעון נוכחות, כל ההשקעה המוקדמת עלולה לרדת לטמיון.

איך בוחרים פתרון נוכחות אידיאלי

בחירה נכונה של שעון נוכחות רגיל, באפליקציה או באתר אינטרנט היא פונקציה של מספר העובדים בחברה וסוג הפעילות שבה הם מתמחים. אם מדובר על חברה גדולה עם מאות עובדים, מה שכדאי לעשות הוא לשלב שעון נוכחות בכניסה אך להציע גם אפשרות לדווח על נוכחות באמצעות אפליקציה או אתר אינטרנט. לעומת זאת, בחברה קטנה שנמצאת בתחילת הדרך עדיף לקבוע מראש מה יהיה פתרון הנוכחות המקובל על מחלקת השכר והמנהלים – כי אחרת עלולים לעלות על פני השטח ויכוחים מיותרים.

עבודה מהמשרד או מהשטח

צריך לבדוק האם עובדי החברה מבצעים את רוב הפעילות מהמשרד או מהשטח. במקרים של עבודה מהשטח, שעון נוכחות אפליקציית שעון נוכחות וגם שעון נוכחות אינטרנטי יכולים לספק נתונים בצורה הרבה יותר נוחה מאשר שעון נוכחות קרבה סטנדרטי שממוקם על דלת הכניסה למשרד. על כל פנים, הדגש הוא על התאמת הפתרון לצרכי הנוכחות ועל השוואה בין התכונות והאביזרים הקיימים בקטלוג.