ניהול דיווח נוכחות של עובדי שטח
איך מנהלים נכון נוכחות עובדי שטח הנמצאים במקומות שונים בארץ?
ארגונים המעסיקים עובדי שטח, יודעים עד כמה חשוב לקבל מידע אמין, מדויק ובזמן אמת על מיקום העובד במהלך יום העבודה.באיזה שעה הגיע למקום בו הוא צריך לעבוד? כמה זמן היה בכל נקודה מבין המשימות שלו? כמה שעות עבד בכל מקום? והאם אכן יצא ודיווח היכן שבאמת היה בזמן אמת? כל התשובות לשאלות אלו מבוססות בקבלת מיקום בזמן אמת באמצעות אפליקציית שעון נוכחות של Clock2go או באמצעות חיוג סלולארי *006 לקבלת דיווח בטלפון וקבלת שעת הדיווח עם מיקום על בסיס אנטנת הסלולאר.
איך אתם יכולים לייצר ערך גדול יותר מניהול המיקום?
באמצעות פוליגונים במפה. אז מה זה פוליגון? פוליגון הוא איזור עבודה במפה שהארגון מצייר על המפה, ובעצם תוחם את גבולות הגזרה של אזור העבודה שבו נדרשת העבודה.
איזה ערך הפוליגון נותן?
- ראשית, ניתן להגדיר חובת דיווח בפוליגון – העובד לא יוכל לבצע דיווח במידה ולא נמצא באזור המוגדר לו. כך תוכלו להימנע מדיווחים חריגים הנעשים על ידי העובדים.
- שנית, ניתן למנוע דיווח מאזורים מסוימים ולאפשר לדווח רק מחוץ לפוליגון – העובד למשל, לא יוכל לדווח מהבית שלו
- שלישית – תוכלו להוציא דוחות של דיווחי העובדים לפי אזורי עבודה, לפי אתרים או פרויקטים המנוהלים במיקומים שונים. המרת הכתובות המדויקות לשמות של אזורי עובדה או פרויקטים מאפשרים קבלת תמונת מצב נכונה יותר לניתוח שעות העבודה והפרויקטים והפקת לקחים להמשך העבודה.
איך מקימים פוליגונים בצורה המהירה והפשוטה ביותר?
מערכת clock2go מאפשרת ניהול פוליגונים ללקוחותיה בצורה הנוחה ביותר על מנת לייצר תשתית מדויקת ואמינה של איזורי העבודה שתשרת את דיווחי הנוכחות לטווח הרחוק:
- הקמה מדויקת של פוליגונים לפי חיפוש כתובות במפה
- הגדרת פוליגונים ברמת עובד
- ניהול רשימת העובדים לפי אזורים מהם מותר ואסור לדווח
- צפייה ברשימת הפוליגונים וחיפוש ידידותי
- טעינה גורפת של רשימת פוליגונים מקובץ אקסל
הגדרות מותאמות אישית לכל עובד בארגון!
תוכנת הנוכחות Clock2go מספקת פתרונות ניהול נוכחות לאלפי לקוחות. לאורך השנים, זיהינו כי לכל ארגון צרכים משלו בניהול שעוני נוכחותיש ארגונים שחשוב להם להגביל את העובדים לדווח רק ממקום העבודה המוגדר במפה, ארגונים שרוצים לתת לעובדים אפשרות לתקן את הדיווחים שלהם. יש ארגונים שחשוב להם שהעובדים ידווחו גם על משימה או פרויקט ויש כאלו שרוצים לאפשר לעובדים גם למדוד מרחקים לטובת החזרי נסיעות. על מנת לאפשר לארגון שליטה בהגדרות החברה וגמישות בהגדרות לכל עובד בנפרד, שהרי אופי העובדים בכל ארגון הוא שונה ולכן הצרכים והדרישות מכל עובד ועובד או בין מחלקות משתנה - יצרנו במערכת Clock2go מסך ייחודי אשר מרכז את כל הגדרות הפיצ'רים בשעוני נוכחות.
איך זה עובד?
מנהל הארגון נכנסה למערכת למסך חברות - נכנס לפרטי החברה שלו, ויכול לבחור להפעיל או לנטרל אפשרויות מתקדמות של שעוני נוכחות:
- ניהול משימות - האם לאפשר לעובדים לבחור משימות והאם לחייב אותם במשימה
- ניהול פוליגונים - האם לאפשר לעובדים לדווח מתוך אזורי עבודה במפה או רק מחוף לאזורים מסויימים
- השלמת דיווחים - האם לאפשר לעובדים גישה להשלים דוחות נוכחות באפליקציה או במערכת הנוכחות
- אישור וסגירת חודש - האם לאפשר לעובד ולמנהל נעילת חודש אשר מעבירה את הדוח החודשי לאישור מנהל
- Track2go - האם לאפשר לאפליקציית clock2go לבצע איכון של מסלול העבודה בין כניסת העובד למשמרת עד ליציאה? - כלי שתוכלו לצפות במסלולי העובדים במפה בזמן אמת
- מדידת מרחק - האם לאפשר לעובדים למדוד מרחק נסיעות באפליקציה בנוסף? כלי שיאפשר לכם להשתמש במידע לטובת החזרי נסיעה
- ניהול תקנים - האם לאפשר לעובד לדווח על פי שעות תקן יומיים? כלי שיאפשר לכם לעכוב על זמני התייצבות לעבודה לפי המשמרת שהוגדרה.
- ניהול היעדרויות - האם לאפשר לעובד לדווח על היעדרויות, כלי שיאפשר לכם לבחור את ההעדרויות שרלוונטיות לכם ולבחור באילו היעדרויות לחייב דרישה לצילום מסמך.
- ועוד מגוון אפשרויות מתקדמות כגון מניעת קבלת מיקום באפליקציה לארגונים בהם יש דרישה לעמוד בתקנים אירופאים עבור עובדים בחו"ל.
כל הגדרה שתפעילו או תנטרלו - תיכנס לתוקף בזמן אמת בשעוני הנוכחות של העובד באפליקציית שעון נוכחות ובמערכת. אם תרצו להחריג עובדים מסויימים או להפעיל הגדרה ספציפית רק עובדים מסוימים - תוכלו להגיע לאותו מסך - פשוט מכרטיס העובד תחת מסך "עובדים".
לשאלות נוספות ניתן לפנות למוקד Ok2go 039209700 או במייל Support@ok2go.co.il